Una organización con tradición y valores

El Club Universitario de Buenos Aires fue fundado en 1918 por estudiantes con el espíritu de ofrecer un espacio de camaradería para todos los universitarios del país. En la actualidad CUBA cuenta con 20.000 socios y siete sedes: su sede central ubicada en la calle Viamonte de la Ciudad de Buenos Aires, y las de Palermo, Núñez, Villa de Mayo, Fátima (Pilar), Bariloche y Neuquén.

Desde la primera vez que el club incorporó sistemas de información, éstos debieron atender dos necesidades muy independientes: por un lado, la problemática de administración de socios y por el otro, la administración de la gestión.

Hacia el año 2007, los antiguos aplicativos que manejaba CUBA presentaban limitaciones. Entre ellas, varias de las unidades externas a la sede central de CUBA no interactuaban con el sistema. Otro inconveniente estaba en la necesidad de facilitar la conexión de los socios que cumplen funciones ejecutivas, quienes deben avalar con sus decisiones la gestión de los gerentes del club.

La organización del club requiere que toda gestión cuente con la autorización de un socio a cargo, y se requería de un mecanismo que permitiera agilizar ese sistema de toma de decisiones.  Para resolver el reemplazo de los antiguos sistemas se contrató un servicio de consultoría a la firma Deloitte, la misma se encargó de la búsqueda de un sistema adecuado para las necesidades del club.

Por sus características y una relación óptima de precio y prestaciones, se seleccionó, la solución ERP de Buenos Aires Software. Entre los beneficios que evaluaron destacaron la gestión de compras, que es una función fundamental en un club como CUBA, y las facilidades de acceso remoto que ofrece para la interacción de los directivos con el sistema.

El proceso fue menos traumático de lo que se esperaba. Los usuarios se adaptaron muy rápidamente, y a los pocos meses estaban trabajando en BAS CS sin ningún problema. Lo mismo ocurrió con los socios del club que tienen que utilizar el sistema.

“Creemos que colaboraron en este proceso dos factores fundamentales. Uno es la facilidad de uso de BAS CS, y otro la capacidad de los consultores de Buenos Aires Software que actuaron en la implementación y capacitación, quienes ayudaron mucho tanto a nivel profesional como personal para que los usuarios se adaptaran velozmente” Cita del Dr. Christian Nissen

Hoy los socios que ejercen funciones directivas autorizan por medio de conexiones remotas los comprobantes o partes de los procesos administrativos, según sus facultades. Además, los responsables de cada sede autorizan del mismo modo las compras correspondientes a su sede. El directivo recibe una agenda para aprobar, por lo cual debió diagramarse una agenda específica para cada responsabilidad.

CUBA emplea intensivamente las funciones de BAS CS, y en particular las de compras, cuentas a pagar, presupuestos, y control de ejecución presupuestaria.

“Siempre contamos con el apoyo de Buenos Aires Software como empresa, que nos ayudó a sentirnos muy confiados. Resolvieron todas las necesidades que se presentaron y cooperaron muy constructivamente con la gente del sistema específico de gestión de socios, trabajando ambos codo a codo en beneficio de CUBA”
Dr. Christian Nissen. Protesorero., Club Universitario de Buenos Aires