¿Ayuda un Sistema de Gestión a la organización de una Pyme?

“Un ERP permite tomar decisiones basadas en la información”

“El ERP es sólo una herramienta”, dice Juan Ruggero, presidente de la empresa Buenos Aires Software (BAS). Y explica: “En algún momento, la pyme decide incorporar un sistema de gestión integral, conocido como ERP (Enterprise Resource Planning). Un ERP es fundamental para ampliar los horizontes en cuanto a magnitud, eficiencia, gestión del conocimiento y control entre otros factores.

El ejecutivo asegura que sumar un ERP permite alcanzar niveles “inéditos” de eficiencia respecto de una empresa que no tenga un software de estas características. “Pero siendo una herramienta muy valiosa, y hasta cierto punto imprescindible, es sólo una herramienta. Y esto implica que, antes de implementarlo, se deben tener claros los objetivos a alcanzar y saber que sólo se aprovecharán los beneficios si se tienen condiciones aceptables de organización”, desmitifica Ruggero.

¿Acaso a una empresa familiar, donde las decisiones las toma un patriarca y se basan en la intuición y la experiencia, un ERP no le aporta nada? “No –dice el experto-. Lo que cambia no es quiénes toman las decisiones, sino sobre qué base. La idea de implementar un ERP en una pyme nace de la voluntad de profesionalizar la empresa, de superar la etapa de gestión artesanal. Implica pasar a tomar decisiones basadas en datos concretos y no sólo en opiniones, o en la intuición”. Es decir, las decisiones las tomarán las mismas personas, pero podrán basarse en información panorámica y actual de la compañía.

Además de automatizar, el software de gestión logra sincronizar todas las funciones. Por ejemplo, ingresando un pedido se disparan los procesos administrativos de facturación y  cobranza. Pero ese dato también alimenta un sistema de información para programar la producción, la compra de materias primas, el mantenimiento de inventarios y el ajuste de previsiones comerciales, entre otras tareas. Hasta iniciar o recortar acciones de promoción.

“Sólo una empresa que tenga implementado un ERP puede tomar esas decisiones en tiempo real, ya que el ingreso de información en un punto determinado se refleja en todas las áreas, al instante”, destaca el ejecutivo.
Y agrega que los puntos a considerar al incorporar un ERP son: “Tener idea clara de adónde se quiere llegar, los principales beneficios que de desea obtener, plantear metas para alcanzar logros medibles en cada etapa y planificar una implementación integral: no incorporar un ERP sólo para facturar, porque será una solución parcial, desconectada del resto de la empresa. Y si eso se prolonga, será complejo lograr la integración”.