Razones por las cuales las empresas adquieren sistemas y no los implementan, ¿cómo evitarlo?
Las empresas suelen destinar dinero, recursos y tiempo en buscar sistemas de gestión que prometen mejorar sus procesos y aumentar la eficiencia operativa. Sin embargo, en muchos casos no llegan a explotar toda su funcionalidad o, lo que es peor, nunca llegan a implementarlo.
Si te sentís identificado con esta situación, seguí leyendo porque en esta nota te contamos algunas de las razones más comunes por las cuales esto ocurre y cómo hacer para evitarlo.
Muchas empresas adquieren un sistema de gestión sin la planificación adecuada. No se establecen objetivos claros, ni se define un plan para la implementación y el posterior uso del sistema. Esto lleva a una falta de dirección y enfoque que muchas veces deriva en el abandono del proyecto.
Antes de comprar un sistema de gestión, es importante que tu empresa realice un análisis detallado de sus necesidades y defina claramente los objetivos que se esperan alcanzar con el mismo. Además, se debe establecer un plan de acción detallado que incluya fechas de implementación, capacitación de empleados y seguimiento del progreso. Es importante que parte de este proceso se lleve adelante en conjunto con la empresa de software elegida. Muchas de ellas cuentan con servicios de consultoría que te van a permitir planificar, relevar necesidades y definir objetivos.
La implementación de un nuevo sistema requiere de cambios en los procesos internos de la empresa. Muchos empleados pueden resistirse a estos cambios y negarse colaborar con la implementación y uso del sistema.
Es importante involucrar a los empleados en el proceso de implementación y asegurarse de que se les brinde la capacitación necesaria para utilizar el sistema de manera efectiva. En muchos casos es posible que se requiera la colaboración del área de comunicación interna y recursos humanos para llevar adelante acciones y campañas que impulsen una gestión del cambio.
La implementación de un nuevo sistema puede requerir una inversión significativa de tiempo y recursos. Muchas empresas subestiman los recursos necesarios para la implementación y no están preparadas para proporcionar el tiempo y el equipo necesarios para asegurar el éxito. Es habitual que lo urgente reemplace a lo importante.
Realizar un análisis junto a la empresa de software de los recursos necesarios para la implementación es clave para asegurarte que se tenga la capacidad de proporcionarlos. Además, es importante definir el equipo y asignar responsabilidades claras para la implementación y el seguimiento del sistema. Muchas implementaciones se frustran por la falta de tiempo
Muchas empresas analizan los costos de adquirir un software en cuanto a licencias, usos y funcionalidad y ¡está bien!, pero no analizan los costos futuros de implementar y mantener el sistema.
Luego de analizar eficientemente si están los recursos internos disponibles se requiere analizar y comparar los costos de implementarlo con los recursos actuales de tu empresa o analizar los servicios de una consultoría profesional. ¿Cuánto tiempo, recursos y costos te lleva hacer dicha implementación? Contratar un recurso externo o incluso consultoría de la misma empresa que te ofrece el software puede ahorrarte mucho dinero si comparas el tiempo y la forma de implementarlo que los mismos pueden ofrecerte.
A la hora de elegir, puede ocurrir que no se evalúe bien si la empresa puede acompañarte en todo el proceso y colaborar con la preparación para la implementación.
Establecer el diálogo con la empresa proveedora del software permitirá entender si el producto y servicios que ofrecen es el adecuado para las necesidades que tienen. También es fundamental evaluar la trayectoria de esa empresa.
En conclusión, para evitar la compra de sistemas que nunca se implementan o que no se utilizan adecuadamente, hay 5 claves que tenes que tener en cuenta:
INVOLUCRAR A LOS EMPLEADOS
COMUNICAR CLARAMENTE LOS BENEFICIOS.
ASEGURARSE DE TENER LOS RECURSOS NECESARIOS.
ELEGIR UNA EMPRESA DE SOFTWARE QUE TE ACOMPAÑE EN TODO EL PROCESO
De esta manera, se puede maximizar el retorno de inversión de la empresa y mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.
