Antes de comenzar un proceso de implementación de sistemas, debe existir dentro de la organización, el consenso de establecer un cambio. Esto significa tomar conciencia que la situación actual no permite cumplir con los objetivos y necesariamente se deben afrontar estos desafíos. Hay que garantizar un adecuado nivel comunicacional que dimensione en todas las áreas la importancia de esta tarea.

Resulta fundamental entender cual es el alcance del proyecto y con que recursos se cuentan. Este alcance debe estar adecuadamente documentado.

Se debe conformar un equipo interdisciplinario donde una persona, con adecuado conocimiento de los procesos de la empresa, funcione como líder. Este grupo será el motor y por lo tanto los integrantes deben ser personas influyentes dentro de la organización.

La empresa debe elegir un “partner” y en conjunto armar un plan de trabajo. El mismo debe incluir fechas, responsabilidades, roles de las partes involucradas y revisiones periódicas que permitan efectuar ajustes en momentos oportunos.

El Project manager será el encargado de establecer cuales son los objetivos de este proceso y determinar su viabilidad. Es quien planifica cada una de las etapas involucradas y efectúa el control, tomando las acciones correctivas necesarias que garanticen el avance.

Debe contar con habilidades comunicacionales que permitan interactuar con las áreas involucradas. Esto implica saber transmitir los roles y responsabilidades a cada una de ellas. Por este motivo es necesario que cuente con un conocimiento profundo de los procesos internos y pueda detectar las oportunidades de mejora.

Resulta indispensable las habilidades de liderazgo.

La clave es elegir el ERP correcto. Resulta una falacia pensar que, “si este sistema le funcionó a una empresa más grande, necesariamente va a funcionar a mía.”

Otro proceso que dificulta la puesta en funcionamiento de un ERP es cuando surge la falta de compromiso en algunas áreas de la organización en relación con el proyecto. Por este motivo es importante involucrar a la alta gerencia de la empresa, para que transmita la importancia del trabajo corporativo.

Hemos visto proyectos que se dilatan en el tiempo por una inadecuada planificación de recursos. El ejemplo más habitual es asignar personas que carecen de tiempo para involucrarse en el proyecto.

Tenemos que comunicar adecuadamente el rol de cada miembro de la organización, dentro del proceso y una vez finalizado, a los efectos de vencer el “miedo al cambio” (o disipar el temor a situaciones que pongan en riesgo su puesto de trabajo). Muchas personas prefieren mantener un “statu quo” que garantiza su zona de confort.

Por último, debemos garantizar que las partes involucradas cuenten con un adecuado nivel de formación y capacitación. Las mejores prácticas siempre surgirán de estas interacciones.